Termos de Uso

1Objeto e aceite

O Paper Form é um software como serviço que transforma formulários operacionais em registros digitais, com controle de versão, assinatura eletrônica e trilha de auditoria.

Ao criar uma conta, usar a plataforma ou marcar a caixa de concordância em qualquer formulário do site, você declara que leu, entendeu e aceita estes termos e a Política de Privacidade. Se você aceita em nome de uma empresa, declara ter poderes para obrigá-la.

Se houver contrato assinado separadamente entre as partes, ele prevalece sobre estes termos no que for conflitante.

2Definições

• Plataforma — o site, a aplicação web e o aplicativo do Paper Form.
• Cliente — a pessoa jurídica que contrata o serviço.
• Usuário — pessoa autorizada pelo Cliente a acessar a plataforma.
• Administrador — usuário com poder de criar acessos, definir permissões, aprovar modelos e excluir itens.
• Modelo — a estrutura de um formulário: campos, regras e layout.
• Registro — um modelo preenchido, com ou sem assinatura.
• Dados do Cliente — tudo que o Cliente e seus usuários inserem na plataforma.

3Conta, acessos e permissões

A primeira conta criada vira a administradora da empresa. É ela que cria os demais acessos, define papéis e libera pastas restritas.

3.1 O que é responsabilidade do Cliente

• Manter os dados de cadastro corretos e atualizados.
• Guardar as credenciais. Cada acesso é individual e não deve ser compartilhado — assinatura eletrônica feita com credencial emprestada perde valor probatório, e a responsabilidade é de quem emprestou.
• Revogar o acesso de quem sai da empresa.
• Definir quem vê o quê. As pastas restritas existem para isso; deixar tudo aberto é uma decisão do Cliente.
• Avisar imediatamente se suspeitar de acesso indevido.

3.2 Verificação em duas etapas

É obrigatória para administradores e pode ser exigida de todos os usuários pelo próprio Cliente. Sem ela, um administrador não completa o acesso. Não é possível desativá-la para o perfil administrador.

3.3 Suspensão

Podemos suspender um acesso — ou a conta inteira — se houver uso que ameace a segurança da plataforma ou de terceiros, ordem judicial, ou inadimplência superior a 30 dias, sempre com aviso prévio de 5 dias, exceto quando a ameaça for imediata. Suspensão não apaga dados.

4Valor jurídico da assinatura eletrônica

Esta é a cláusula mais importante do documento, e ela precisa ser lida sem otimismo.

A assinatura produzida na plataforma é uma assinatura eletrônica avançada nos termos do art. 4º, II da Lei 14.063/2020: está associada de forma unívoca ao signatário, usa dados que ele controla (credencial e segundo fator) e permite detectar qualquer alteração posterior no documento, porque o conteúdo assinado é selado por resumo criptográfico.

Ela não é uma assinatura qualificada e não usa certificado ICP-Brasil. Isso importa: para os atos que a lei exige certificado qualificado — determinados atos de transferência de imóveis, certos atos perante órgãos públicos e o que a legislação específica listar — a assinatura do Paper Form não basta. Para registros operacionais, controles internos, evidências de sistema de gestão e documentos entre partes que aceitaram este meio, ela é válida e admissível.

O art. 10, § 2º da MP 2.200-2/2001 reconhece a validade de documentos assinados por outros meios eletrônicos desde que admitidos pelas partes como válidos. Ao usar a plataforma, Cliente e usuários admitem expressamente esse meio como válido entre si.

4.1 O que fazemos para sustentar a evidência

• Cada assinatura grava a declaração do que ela significa — preenchimento, verificação, aprovação ou testemunho.
• O conteúdo assinado é selado por resumo SHA-256; qualquer alteração posterior quebra a conferência e fica visível.
• Registro assinado não é sobrescrito: correção cria nova versão, com autor, data e motivo, e a anterior permanece arquivada.
• O dossiê exportado traz o texto exato que passou pelo cálculo do resumo, para que o auditor confira por conta própria, sem depender de nós.

4.2 O que não podemos garantir

Não podemos garantir que um terceiro — juiz, auditor, certificadora ou órgão regulador — aceitará a assinatura em um caso concreto. Fornecemos o meio técnico e a evidência; a adequação ao seu processo e ao seu regulador é avaliação do Cliente.

5De quem são os dados

Os Dados do Cliente são do Cliente. Não reivindicamos propriedade sobre eles em nenhuma hipótese.

O Cliente nos concede uma licença limitada, não exclusiva e revogável para hospedar, processar, transmitir e exibir esses dados exclusivamente para prestar o serviço. Essa licença termina quando o contrato termina.

Para não deixar dúvida sobre o que não fazemos com eles:

• Não usamos os Dados do Cliente para treinar modelos de inteligência artificial.
• Não os vendemos, cedemos ou licenciamos a terceiros.
• Não os analisamos para finalidade própria, comercial ou estatística.
• Só acessamos o conteúdo mediante autorização expressa do Cliente para atendimento de suporte, e o acesso fica registrado.

Podemos usar dados agregados e anonimizados — que não identificam Cliente nem pessoa, como volume total de registros na plataforma — para melhorar o produto e divulgar estatísticas gerais.

O tratamento de dados pessoais está detalhado na Política de Privacidade.

6Uso aceitável

É vedado ao Cliente e aos usuários:

• Usar a plataforma para atividade ilícita, fraude ou para produzir documento falso.
• Assinar em nome de outra pessoa, ou emprestar credencial para que alguém assine no seu lugar.
• Tentar burlar controles de acesso, acessar dados de outra empresa ou explorar falha de segurança sem autorização prévia por escrito.
• Fazer engenharia reversa, descompilar ou tentar extrair o código-fonte.
• Revender, sublicenciar ou dar acesso a terceiros não autorizados.
• Enviar conteúdo com malware, ou sobrecarregar a plataforma de forma automatizada e desproporcional.
• Inserir dados pessoais sensíveis sem base legal própria e sem as medidas exigidas pela LGPD.

6.1 Pesquisa de segurança

Testes de segurança são bem-vindos quando responsáveis. Escreva antes para seguranca@paperform.com.br, use apenas contas próprias, não acesse dados de terceiros e nos dê prazo razoável para corrigir antes de divulgar. Quem seguir isso não será alvo de medida legal por parte nossa.

7Planos, pagamento e reajuste

Os planos, o preço e o que cada um inclui são os informados na proposta comercial aceita pelo Cliente. As condições abaixo valem salvo disposição diferente na proposta:

• Cobrança — mensal ou anual, conforme contratado, no início de cada período.
• Atraso — juros de 1% ao mês e multa de 2%, com suspensão possível após 30 dias, conforme a cláusula 3.3.
• Reajuste — anual, pelo IPCA ou índice que o substitua, com aviso prévio de 30 dias.
• Mudança de plano — a qualquer momento; a diferença é proporcional ao período restante.
• Tributos — os valores não incluem tributos incidentes sobre a operação, que serão acrescidos quando aplicáveis.

Períodos de teste ou demonstração, quando concedidos, não geram obrigação de contratação e podem ser encerrados por qualquer das partes.

8Disponibilidade e suporte

Trabalhamos para manter a plataforma disponível de forma contínua. Manutenções programadas são avisadas com 48 horas de antecedência e realizadas preferencialmente fora do horário comercial.

Compromissos de nível de serviço (SLA), com percentual de disponibilidade e crédito por descumprimento, valem quando expressamente previstos na proposta comercial do Cliente. Não há SLA implícito.

Não respondemos por indisponibilidade causada por: falha de conexão do Cliente, interrupção de fornecedor de infraestrutura fora do nosso controle, caso fortuito, força maior, ou uso em desacordo com estes termos.

Vale lembrar de um recurso que existe justamente para esses casos: a plataforma continua preenchendo sem conexão, guardando o trabalho no aparelho até o sinal voltar, com o horário original preservado.

9Propriedade intelectual

O software, a marca, o design, a documentação e os modelos da biblioteca são de propriedade do Paper Form e protegidos pela Lei 9.610/1998 e pela Lei 9.279/1996. Estes termos concedem apenas o direito de usar a plataforma, não de possuí-la.

Modelos criados pelo Cliente são do Cliente. Modelos da biblioteca copiados e adaptados pelo Cliente geram uma cópia de uso dele, sem transferir a titularidade do original.

Sugestões e ideias de melhoria enviadas pelo Cliente podem ser implementadas livremente, sem gerar obrigação de pagamento ou de coautoria.

10Garantias e responsabilidade

A plataforma é fornecida no estado em que se encontra, com as funcionalidades descritas na documentação vigente. Não garantimos que ela atenderá a requisito específico não acordado por escrito, nem que funcionará sem qualquer interrupção ou erro.

10.1 Limitação

Salvo dolo ou culpa grave, nossa responsabilidade total por perdas e danos fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao evento que originou a reclamação.

Não respondemos por lucros cessantes, perda de oportunidade comercial, danos indiretos, ou por decisão tomada pelo Cliente com base em informação que ele mesmo inseriu na plataforma.

10.2 O que o Cliente assume

• A veracidade e a adequação do que sua equipe registra.
• A conformidade dos seus processos com a norma ou o regulador aplicável. Entregamos evidência organizada; a certificação é do Cliente.
• A definição de quem acessa o quê dentro da própria empresa.
• A base legal do tratamento dos dados pessoais que ele insere, na condição de controlador.

Nada nestes termos afasta direitos que a lei imperativa garanta, nem exclui responsabilidade que a lei não permita excluir.

11Vigência, rescisão e saída

O contrato vigora enquanto houver plano ativo. Qualquer das partes pode rescindir sem justa causa com aviso de 30 dias. Valores já pagos referentes ao período em curso não são devolvidos, salvo se a rescisão decorrer de descumprimento nosso.

11.1 Saída de dados

Encerrado o contrato, o Cliente tem 30 dias para exportar tudo — em PDF e em arquivo aberto legível por máquina, sem taxa e sem depender do nosso time. Passado esse prazo, os dados são eliminados de forma definitiva, exceto o que a lei obrigar a guardar.

Recomendamos exportar antes de rescindir. A eliminação é irreversível, e não há backup a que recorrer depois dela.

12Alterações destes termos

Podemos alterar estes termos. Mudanças relevantes — preço, escopo, responsabilidade, prazos — são comunicadas por e-mail e dentro da plataforma com 30 dias de antecedência. Se o Cliente não concordar, pode rescindir sem ônus dentro desse prazo. Continuar usando depois da entrada em vigor significa aceitar a nova versão.

13Disposições gerais

• Independência das cláusulas — se alguma for considerada inválida, as demais continuam valendo.
• Não renúncia — deixar de exigir um direito em uma ocasião não significa renunciar a ele.
• Cessão — o Cliente não pode ceder o contrato sem nossa concordância por escrito. Podemos cedê-lo em caso de reorganização societária, mantendo as mesmas condições.
• Ausência de vínculo — estes termos não criam sociedade, vínculo trabalhista ou representação entre as partes.
• Comunicações — valem as enviadas ao e-mail cadastrado e os avisos exibidos dentro da plataforma.
• Uso da marca do Cliente — só citamos o Cliente como referência comercial com autorização prévia e por escrito.

14Lei aplicável e foro

Aplica-se a lei brasileira. As partes elegem o foro da comarca da sede da Contratada para dirimir controvérsias, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Antes de litigar, as partes se comprometem a tentar solução amigável por 30 dias, a contar da notificação escrita da controvérsia.